OM 12-KOMMUNESAMARBEIDET I VESTFOLD

 1.    Bakgrunn
12-kommunesamarbeidet i Vestfold (12k) er et samarbeidsorgan mellom kommunene Andebu, Hof, Holmestrand, Horten, Lardal, Larvik, Nøtterøy, Re, Sandefjord, Stokke, Tjøme og Tønsberg.

Samarbeidet startet i 1997 med 7 kommuner, og ble utvidet i 2001 og 2005. Totalt representerer samarbeidet ca 210 000 innbyggere og 14 000 kommunalt ansatte. 12k er blant de største kommunesamarbeidene i Norge.

Samarbeidet bygger på følgende forutsetninger:

• Kommunenes frihet - kommunene bestemmer selv hvilke prosjekter de deltar i
• Likhet - alle kommunene har samme status og stemme i samarbeidet
• Utviklings- og læringsfellesskap - gi arenaer for dialog, utvikling og erfaringsutveksling
• Forankring - deltakelse i samarbeidet vedtas i de enkelte kommunestyrene

2.     Mål
Styrket samarbeid på tvers av kommunegrenser skal gi et forbedret tjenestetilbud, være et middel til å styrke fagmiljøer og rekruttering, og bedre økonomi og brukerservice.

12k har som mål å

• utvikle tjenestetilbudet gjennom kostnadseffektivitet, bedre kvalitet og nye tjenester
• samordne kommunenes plan-, areal- og næringspolitikk ved felles perspektiv og felles prosesser
• være talerør for kommunale fellesinteresser i Vestfold
  

3.    Organisering
12k har et styre bestående av samtlige ordførere og rådmenn, med fylkesordfører, fylkesmann og en tillitsvalgt som observatør.

En egen gruppe med de 12 rådmennene håndterer administrative saker og er saksforberedere for styret. Rådmannsgruppen har et særskilt ansvar for involvering av tilsatte i egen kommune.

I november 2000 opprettet samarbeidet en egen administrasjon, med en tilsatt (daglig leder). Administrasjonen har kontorlokaler på Høgskolen i Vestfold.

En gang pr år møtes formannskapene, administrativ ledelse og hovedtillitsvalgte i deltakerkommunene til et 2-dagers seminar for drøfting av samarbeidets videre utvikling og / eller temaer av felles interesse.  150-170 personer deltar årlig på disse seminarene.

4.    Beslutningsstruktur
Beslutningsmyndigheten i 12k er tillagt det enkelte kommunestyre, eventuelt rådmannen der han har delegert fullmakt.

12k gjennomfører utredninger og prosjekter, og lager beslutningsunderlag for videre behandling. Når et tiltak vedtas igangsatt, etter felles prosjektutredning i 12k, opprettes en egen driftsorganisasjon (vertskommuneløsning, IKS el lign), og prosjektet avsluttes som 12k-prosjekt. 12k er en politisk og faglig nettverksorganisasjon for felles utviklings-, utrednings- og planleggingsinitiativ, ikke en organisasjon for drift av fellestiltak.

5.   Økonomi
12k-budsjettet for 2009 er på 1,95 mill kr. 1,7 mill kr finansieres av kommunene, resten er eksterne midler. Budsjettet fordeles på kommunene med 50 % etter innbyggertall og 50 % med lik andel pr kommune. 12k’s samlede kostnader blir fordelt på den enkelte kommune uansett deltakelse i konkrete prosjekter. Kommunenes egeninnsats i prosjekter er ikke inkludert i tallene.

Budsjettet brukes til utredninger, prosjektstøtte, konferanser, lønn til daglig leder med mer. Høgskolen i Vestfold gir fri kontorplass til daglig leder.

Totalt har kommunene innbetalt 9 mill kr i til 12k drift perioden 2000-2008. I samme periode har 12k mottatt 34,5 mill kr i eksterne tilskudd fra HØYKOM, departementer, fylkes-kommunen, Fylkesmannen osv til prosjektstøtte, utredninger, bredbåndsutbygging ol.

6.   Prosjekter og nettverk

6.1 Gjennomførte prosjekter

12k har gjennomført ca 60 prosjekter innenfor en rekke fagområder. Her nevnes noen som er gjennomført og satt i drift:

• Bredbåndutbygging (fiber) til skoler og rådhus: første fase i planlegging og utbygging gjennomført i 12k-regi. Drift og videre utbygging overført til GigaFib AS.
• Geodatasamarbeid: felles kartportal for 8 kommuner, Tønsberg er vertskommune.
• Innkjøp av strøm: felles innkjøp av strøm til kommunale bygg, Stokke er vertskommune.
• Felles driftssentral for sensitive fagsystemer: felles IT-drift av helse- og sosialsystemer for 3 kommuner. Re er vertskommune.
• Kommunale hjemmesider: utarbeidet felles struktur for kommunenes hjemmesider. 9 kommuner har tatt felles struktur i bruk, de øvrige 3 implementerer innen sommer 2009.
• Sak / arkiv: felles innkjøp, implementering og opplæring av sak/arkivsystem for 10 kommuner.
• Sola for alle: kommunalt tilrettelagte opphold for pleietrengende i Spania (Reuma-Sol)
• Videooverføring av kommunestyrer: Direkte overføring av kommunestyrets møter. 6 kommuner har tatt i bruk løsningen.
• Brukerstyrt personlig assistanse (BPA): gjennomgått og dokumentert kommunenes utfordringer med BPA, laget en ”verktøykasse” og opplæringsopplegg for saks-behandlere, arbeidsledere og assistenter. 12 kommuner deltar.
• Valg: samarbeid om rutiner, saksbehandlingsverktøy og felles elektronisk opptelling ved kommune- og stortingsvalgene i 2003, 2005 og 2007. 12 kommuner deltatt.
• Elektronisk innbyggerinitiativ: innbyggere i en kommune kan benytte sin initiativrett til å fremme og signere forslag til kommunestyret via kommunens hjemmesider. 12 kommuner har innført systemet.
• Bedre interkommunalt brannvesen gjennom IKT (BIBIKT): Kartlagt områder hvor teknologi kan forbedre interne arbeidsprosesser og effektivitet i Vestfold Interkommunale Brannvesen. Tiltak gjennomført.
• Elektronisk fakturabehandling: felles innkjøp og innføring av elektronisk faktura i 5 kommuner.

6.2  Prosjekter under arbeid

12k arbeider nå med følgende prosjekter:

• Tjenestenett: Bygger en ny løsning for datatrafikk (data, ip-telefoni og video) basert på fiberteknologi som skal legge bedre til rette for interkommunalt samarbeid. Løsningen gir mulighet for leveranse av mange tjenester, f eks Helsenett, eKommune-løsninger, digital plandialog etc. Gigafib har påtatt seg det praktiske ansvaret med etablering og drift av tjenestenett. Re, Hof, Nøtterøy, Tjøme, Stokke, Tønsberg, Horten og Andebu deltar.
• På Nett: Bygge trådløst bredbånd til områder med manglende dekning i Vestfold (Hof, Re, Stokke, Nøtterøy, Lardal, Larvik, Tjøme). Utbyggingen blir gjennomført i 2009.
• Vektorisering av reguleringsplaner: Vektorisere kommunenes reguleringsplaner slik at de kan fremstilles på en moderne måte og integrert i digitale kart. 12 kommuner deltar.
• TrygghetsNett: styrke pårørende til hjemmeboende med stort bistandsbehov ved bruk av IKT og sosiale og digitale nettverk. Løsning er satt i gang for pårørende til målgruppen barn og unge, slag og demens. Arbeider med å få til god organisering, stabil drift og nye målgrupper. Horten, Re, Nøtterøy, Tønsberg, Sandefjord og Larvik deltar.
• Fra avfall til ressurs – biogass: Forstudie som skal undersøke om det er potentiale for et større biogassanlegg i Vestfold. Forstudien leveres 20.03.09.
• Fra delt til helt – sammen om rehabilitering, læring og mestring (forprosjekt): Målsettingen er å skape gode og helhetlige pasientforløp. Rehabilitering skal skje raskere og bedre enn i dag. Prosjektet skal også foreslå gode samhandlingsstrukturer mellom kommunene og Sykehuset i Vestfold. Forprosjektet leverer sin rapport 01.04.09.
• Veilys: 12k har sendt en henvendelse til Vestfold fylkeskommune om eierskap til veilys, der 12k ber om at fylkeskommunen overtar drifts- og investeringsansvar for veilyset på fylkesveier. VFK bedt vegvesenet om diverse utredninger.
• Trainee: Kommunesektoren er avhengig av nok og kvalifisert personell for å kunne tilby gode tjenester til sine innbyggere. En prosjektgruppe utreder en trainee-modell som et tiltak for å styrke rekrutteringen av sykepleiere og ingeniører til kommunesektoren. Rapport leveres 25.05.09, behandling i kommunene høsten 2009.
• Digital plandialog: 12k har utviklet en løsning som gir mulighet for innsyn og medvirkning i kommunenes plansaksprosesser via kommunenes hjemmesider. Alle kommuner har vedtatt å innføre digital plandialog. 7 kommuner har tatt i bruk løsningen, flere implementerer i løpet av 2009.
• START: Målet med START er å få flere nyetablerere og småbedrifter i endring til å lykkes. START sørger for at gode ideer ikke går tapt ved at det gis råd og hjelp så tidlig som mulig i etableringsfasen. START utvikles og driftes i tett dialog med offentlige og kommersielle hjelper. 12 kommuner deltar.

6.3   Fagnettverk / fagforum

Drift av fagnettverk er en viktig strategi og suksessfaktor for læring og utvikling i samarbeidet. Fagnettverkene har fokus på læring gjennom ”beste praksis”, fellesløsninger, felles fagutvikling og resultater. Nettverkene gjennomfører felles opplæring, utarbeider forslag til felles saksbehandlermaler, felles regler og rutiner, utveksler erfaringer, samordner systemutvikling på tvers av kommunene osv.

Det er etablert 7 fagnettverk i 12k:

• Fagforum for kommunale nettsider
• Fagforum WebSak (sak/arkiv)
• IKT-ledernettverk
• Pleie- og omsorgsnettverk
• Fagforum veisamarbeid
• Fagforum parkering for forflytningshemmede
• Fagnettforum for barn og unge med funksjonshemming

De ulike fagnettverkene har egne mandat, og rapporterer til 12k rådmannsgruppe.

7.    Resultater
Prosjektene som gjennomføres kan gi nye tjenester, økt kompetanse, økt kvalitet og redusert ressursbruk i kommunene. Figur 1 viser effekten av 12k prosjekter fordelt på disse hovedområdene:

Fig 1 Resultater av 12k prosjekter

Samarbeidet gir også økonomisk gevinst for deltakerkommunene (figur 2). I perioden 1998-2008 har 12k bidratt til vel 6 mill i reduserte driftskostnader i kommunene (red kostnader pga felles anbud, felles opplæring, lavere abonnementskostnader og lignende). I tillegg kommer ca 35 mill kr i reduserte driftskostnader som følge av innkjøpssamarbeidet på strøm. 12k-prosjektene har videre gitt kommunene ca 7 mill i reduserte investeringskostnader. I tillegg har 12k fått ca 34,5 mill kr i eksterne tilskudd til gjennomføring av utredninger og prosjekter.

Fig 2 Økonomiske resultater

Gevinstene av samarbeidet tas hovedsakelig ut i den enkelte kommune. Hvordan kommunene f eks nyttiggjør seg felles prosjekter, utredninger og planlegging i egen kommune, og hvordan felles løsninger iverksatt gjennom vertskommuner benyttes, påvirker resultatet av samarbeidet.

8.    12k som læringsarena
Tilbakemeldinger fra både styret, prosjektene og faggruppene understreker læringsaspektet ved samarbeidet. De etablerte nettverkene og prosjektene gir grunnlag for både fagutvikling og nye løsninger. Styrets evaluering understreker at 12k har gitt bedre samarbeidsklima mellom kommunene, både faglig og politisk, og gir perspektiv til både den regionalpolitiske diskusjon og til politiske diskusjoner i egen kommune.

12k samarbeider tett med Høgskolen i Vestfold. 12k's tilknytning til Høgskolen har avfødt mange prosjektavleggere, særlig innefor pleie og omsorg og IKT. Samarbeidet med Høgskolen er viktig for å utvikle kontakten og fagutviklingen mellom Høgskolen og kommune-Vestfold i mange sammenhenger.

01.03.09

Torill Lønningdal
daglig leder 12k